Document management system

Il Document management system (DMS), letteralmente "Sistema di gestione dei documenti" è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

Tecnicamente si tratta di un'applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. La definizione talvolta ha sovrapposizioni con il concetto di content management system (gestione dei contenuti). Quando il DMS è utilizzato in un'azienda o in genere in un'organizzazione strutturata, viene spesso denominato enterprise content management (ECM), in questo contesto assume particolare importanza la funzione del workflow.

Storia

A partire dagli anni ottanta, un certo numero di fornitori di software hanno cominciato a proporre sistemi per gestire i documenti cartacei. Questi sistemi trattavano unicamente documenti e immagini su supporto cartaceo.

Con l'evoluzione dell'informatizzazione e della produzione digitale, gli applicativi hanno esteso la gestione ai documenti in formato elettronico. I primi sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDM) gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in un numero limitato di formati standard. Molti di questi sistemi successivamente estesero il supporto anche alla gestione delle immagini e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta.

I sistemi EDM si sono evoluti al punto in cui i sistemi potessero gestire qualsiasi tipo di formato di file che poteva essere memorizzato sulla rete. Le applicazioni sono cresciute fino a comprendere documenti elettronici, strumenti di collaborazione, sicurezza, flusso di lavoro e funzionalità di controllo.

Questi sistemi hanno consentito a un'organizzazione di acquisire fax e moduli, di salvare copie dei documenti come immagini e di archiviare i file di immagine nel repository per sicurezza e recupero rapido (recupero reso possibile perché il sistema ha gestito l'estrazione del testo dal documento nel processo di cattura e la funzione di indicizzazione del testo forniva capacità di recupero del testo).

Mentre molti sistemi EDM archiviano i documenti nel loro formato di file nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), alcuni sistemi di gestione dei documenti basati sul web stanno iniziando a memorizzare i contenuti sotto forma di HTML. Questi sistemi di gestione delle politiche richiedono che il contenuto venga importato nel sistema. Tuttavia, una volta importato il contenuto, il software agisce come un motore di ricerca in modo che gli utenti possano trovare ciò che stanno cercando più velocemente. Il formato HTML consente una migliore applicazione delle capacità di ricerca come la ricerca full-text e lo stemming.

Componenti

I sistemi di gestione dei documenti forniscono comunemente capacità di archiviazione, controllo delle versioni, metadati, sicurezza, indicizzazione e recupero. Ecco una descrizione di questi componenti:

Standardizzazione

Molte associazioni di settore pubblicano i propri elenchi di particolari standard di controllo dei documenti utilizzati nel loro campo specifico. Di seguito è riportato un elenco di alcuni dei documenti ISO rilevanti. Divisioni ICS 01.140.10 e 01.140.20. L'ISO ha anche pubblicato una serie di standard riguardanti la documentazione tecnica, coperti dalla divisione di 01.110.

ISO 2709 Informazioni e documentazione - Formato per lo scambio di informazioni

ISO 15836 Informazioni e documentazione - Il set di elementi di metadati Dublin Core

ISO 15489 Informazioni e documentazione - Gestione dei registri

ISO 21127 Informazione e documentazione - Un'ontologia di riferimento per lo scambio di informazioni sul patrimonio culturale

ISO 23950 Informazioni e documentazione - Recupero delle informazioni (Z39.50) - Definizione del servizio applicativo e specifica del protocollo

ISO 10244 Gestione dei documenti - Baselining e analisi dei processi aziendali

Gestione dei documenti ISO 32000 - Formato documento portatile

ISO / IEC_27001 Specifica per un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni